Histórico

O processo de aquisição/contratação de bens e serviços no Tribunal Regional Eleitoral de Minas Gerais (TRE-MG) vem apresentando alguns problemas, que refletem negativamente em indicadores estratégicos da instituição. O indicador 5.1 do Planejamento Estratégico do TRE-MG (PETRE), que mensura a conclusão dos processos de aquisição/contratação em prazo que atenda à necessidade do requisitante (conforme registrado no Sistema de Planejamento de Aquisições e Proposta Orçamentária/SISPLAP), não vem alcançando, nos últimos dois anos, as metas previstas: em 2022, foi alcançado o percentual de 53,21 % dos processos concluídos no prazo, enquanto a meta prevista era de 65%. Em 2023, alcançado o percentual de 44% dos processos concluídos no prazo, enquanto a meta prevista era de 68%. O não cumprimento dos prazos esperados leva muitas vezes a sobrecarga para vários setores envolvidos, em especial na reta final do ano, e, ainda, reflete negativamente na execução orçamentária do Tribunal. Ou seja, não se realiza o cumprimento adequado, a tempo e modo, do planejamento das aquisições/contratações do Tribunal.

Equipe

 SEI: 0006238-85.2024.6.13.8000

Objetivo

Buscar e testar melhorias/soluções para os problemas relativos ao processo de aquisição/contratação no TRE, principalmente ligados ao cumprimento de prazos, a partir da aplicação de métodos e ferramentas de inovação.

Benefícios

Melhorias no processo de aquisições/contratações do Tribunal - Cumprimento adequado do planejamento das aquisições/contratações do Tribunal - Melhoria na execução orçamentária -Melhor equalização e racionalização das etapas e dos esforços relativos à viabilização das aquisições/contratações

Produto

Efetivação de protótipos e testes de soluções extraídas das oficinas realizadas com os representantes das unidades mais envolvidas com o processo.

Requisitos

Disponibilidade de locais adequados para as reuniões/oficinas. Pessoas capacitadas no TRE para condução das reuniões. Roteiros de reuniões bem elaborados e definição de metodologia adequada. Disponibilidade das áreas envolvidas em colaborarem com o desenvolvimento do projeto (principalmente nas oficinas).

Metodologia

- Realização de oficinas de design thinking com as áreas envolvidas com o escopo do projeto: inicialmente, para coleta das percepções (causas, impactos, consequências, etc); em seguida, para apresentação de ideias (“ideação”) visando o desenvolvimento de protótipos e soluções do problema. 

- Realização de protótipos/pilotos, avaliados em seguida para o encaminhamento de soluções para o problema.

Etapas

• Fase 1: Preparação: coleta e consolidação de informações preliminares sobre o objeto do Projeto, definição de roteiro e de ferramentas e execução dos preparativos operacionais para as primeiras oficinas de design thinking.

Período de realização: 18/04/24 a 28/04/2024.

• Fase 2: Levantamento de causas, consequências, definição e redefinição do problema e insigths (primeiro diamante do design thinking) por meio da realização das oficinas de design thinking com as áreas administrativas e com as áreas demandantes.

Período de realização: 21/05/2024 a 12/06/2024.

• Fase 3: Levantamento e priorização de ideias, por meio de oficina em conjunto com as áreas envolvidas, para a realização do protótipo/piloto.

Período de realização: 03/06/2024 a 12/06/2024

• Fase 4: Realização e avaliação do protótipo/piloto e indicação de alternativas de soluções.

Período de realização: 21/06/2024 a 21/09/2024.